Premier salarié : les 7 étapes incontournables avant l'embauche
Embaucher votre premier employé est une étape clé pour votre entreprise — et une mine de formalités administratives. Cabinet 3C vous guide, étape par étape, pour ne rien oublier.
Avant même de signer : les vérifications essentielles
Avant de recruter, assurez-vous d'avoir ces points en tête :
- Identifiez votre convention collective applicable à votre secteur d'activité (elle fixe les minima de salaire, les congés, les primes...)
- Définissez le type de contrat adapté : CDI, CDD, temps plein ou partiel
- Calculez le coût total employeur (salaire net + charges) pour vérifier votre capacité financière
- Renseignez-vous sur les aides à l'embauche disponibles (exonération URSSAF pour le 1er salarié, apprentissage, etc.)
Étape 1 — La DPAE : déclarer avant le premier jour
Étape 2 — Rédiger le contrat de travail
Le contrat de travail n'est pas obligatoire à l'écrit pour un CDI à temps plein... mais c'est fortement recommandé pour éviter tout litige. Il est en revanche obligatoire pour un CDD ou un temps partiel.
Il doit mentionner :
- L'identité des parties et le lieu de travail
- Le poste, la qualification et le coefficient conventionnel
- La rémunération (brute + avantages)
- La durée du travail et les horaires
- La convention collective applicable
- La période d'essai (durée et conditions de renouvellement)
Étape 3 — La visite médicale d'embauche
Depuis 2017, la visite médicale d'embauche est obligatoire uniquement pour certains postes à risque. Pour les autres, une visite d'information et de prévention (VIP) doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l'embauche.
- Postes à risque (travail de nuit, bruit, substances dangereuses...) : visite avant le poste
- Autres postes : visite dans les 3 mois
- À organiser via votre service de santé au travail interentreprises (SSTI/SST)
Étape 4 — La mutuelle obligatoire
Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. Les règles :
- L'employeur doit prendre en charge au minimum 50% de la cotisation
- Elle doit couvrir un panier de soins minimum défini par la loi
- Le salarié peut refuser dans certains cas (déjà couvert en tant qu'ayant droit par exemple)
Étape 5 — Le registre unique du personnel
Dès le premier salarié, vous devez tenir un registre unique du personnel. Il liste tous les salariés dans l'ordre chronologique des embauches. Il peut être sous format papier ou électronique et doit être conservé 5 ans après le départ du salarié.
Étape 6 — Identifier sa convention collective
La convention collective de branche s'applique automatiquement selon votre code APE/NAF. Elle fixe des règles plus favorables que le Code du travail : salaires minimaux, congés supplémentaires, primes, classification des postes...
Mentionnez-la obligatoirement sur les bulletins de paie et les contrats de travail.
Étape 7 — Mettre en place la paie et la DSN
Dès le premier salarié, vous êtes soumis à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), une déclaration mensuelle qui remplace la quasi-totalité des déclarations sociales.
- Doit être envoyée le 5 ou 15 du mois suivant selon votre effectif
- Regroupe les données de paie transmises automatiquement à l'URSSAF, la retraite, la prévoyance...
- Nécessite un logiciel de paie adapté ou un expert-comptable
Le coût réel d'un salarié
Beaucoup d'employeurs sont surpris par le coût total. Voici un exemple concret pour un SMIC :
| Poste | Montant mensuel |
|---|---|
| Salaire net salarié | ~1 250 € |
| Charges salariales (~22%) | ~347 € |
| Salaire brut | ~1 597 € |
| Charges patronales (~42%) | ~670 € |
| Mutuelle employeur (~30€) | ~30 € |
| Coût total employeur | ~2 297 €/mois |
On gère votre paie de A à Z
DPAE, contrats, bulletins, DSN, déclarations URSSAF — Cabinet 3C prend en charge l'ensemble de vos obligations sociales dès le 1er salarié.
Prendre RDV gratuitLa checklist complète avant l'embauche
- Identifier la convention collective applicable
- Envoyer la DPAE à l'URSSAF avant le 1er jour
- Rédiger et faire signer le contrat de travail
- Organiser la visite médicale (SSTI)
- Souscrire une mutuelle collective
- Ouvrir le registre unique du personnel
- Paramétrer le logiciel de paie ou confier à un expert
- Mettre en place la DSN mensuelle
- Vérifier les aides à l'embauche disponibles
Vos questions & commentaires
Une question sur votre première embauche ? Notre équipe répond sous 24h.
J'ai oublié de faire la DPAE le jour J... est-ce que je risque vraiment une amende ?
Pour un mi-temps, les obligations sont les mêmes que pour un temps plein ?
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